Business Communication Kya hai? In Hindi- Elements, Features ,characteristics, objectives, levels and importance
एक Enterprise के भीतर लोगों के बीच जानकारी का आदान-प्रदान जो संगठन के वाणिज्यिक लाभ के लिए किया जाता है। इसके अलावा, व्यावसायिक संचार यह भी संदर्भित कर सकता है कि कैसे कंपनी संभावित उपभोक्ताओं को अपने उत्पाद या सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए जानकारी साझा करती है।
शब्द "Communication" लैटिन शब्द "कम्युनिस (Communins)" से आया है, जिसका अर्थ Common (सामान्य) है। इस प्रकार, संचार सामान्य रूप से विचारों को साझा करने का प्रतीक है। संचार का शब्दकोश अर्थ सूचनाओं को संप्रेषित करना या आदान-प्रदान करना है।
W. H. Newman and C. F. Summer के अनुसार, "संचार दो या दो व्यक्तियों द्वारा तथ्यों, विचारों, विचारों या भावनाओं का आदान-प्रदान है।"
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Elements of Business Communication (व्यापार संचार के तत्व ):-
व्यावसायिक संचार में छह बुनियादी तत्व शामिल हैं। वे इस प्रकार हैं:
1. संदेश (Massage):यह विषय-वस्तु है जो प्रेषक द्वारा दूसरे पक्ष या व्यक्तियों के समूह को प्रेषित या पारित की जाती है। यह राय, आदेश, सुझाव, दृष्टिकोण, भावना, दृश्य आदि हो सकता है।
2. प्रेषक (Sender): वह / वह व्यक्ति है जो अन्य व्यक्ति को जानकारी और समझ देने के लिए संपर्क करने का इरादा रखता है।
3. रिसीवर (Receiver): वह व्यक्ति जिसे संदेश के लिए जाना जाता है उसे रिसीवर या संचार के रूप में जाना जाता है।
4. चैनल (Channel): कुछ चैनलों (जैसे, रेडियो, टेलीविजन, टेलीफोन, पत्र, ई-मेल, आदि) के माध्यम से सूचना प्रसारित की जाती है। मीडिया का चयन विभिन्न कारकों को देखते हुए प्रेषक द्वारा किया जाता है।
5. प्रतीक(Symbols): ये शब्द, कार्य और संकेत हैं जो रिसीवर के साथ संचार करते समय प्रेषक द्वारा पारित किए जाते हैं।
6. प्रतिक्रिया (Feedback): जब रिसीवर प्रेषक के संदेश को स्वीकार करता है और उसे वापस / उसके प्रति प्रतिक्रिया देता है, तो प्रतिक्रिया होती है। प्रतिक्रिया के बिना संचार अधूरा है।
Features of Business Communication (व्यापार संचार की विशेषताएं):
व्यावसायिक संचार में कुछ विशेषताएं या विशेषताएं हैं जो हमें इसे अन्य संचार से अलग करने में सक्षम बनाती हैं।
व्यावसायिक संचार होने के लिए एक संचार होना चाहिए:
1. व्यावहारिक (Practical):
प्रभावी व्यावसायिक संचार सूचनाओं के व्यावहारिक पहलू से संबंधित है, यह बताता है कि क्यों, कैसे, कब और जैसे प्रश्न। यह समय की बर्बादी को खत्म करने के लिए अव्यावहारिक, काल्पनिक, अनावश्यक या दोहराव वाली जानकारी से बचता है। यह रिसीवर को महत्वपूर्ण जानकारी देता है।
2. तथ्यात्मक(Factual):
सामान्य तौर पर एक व्यावसायिक संदेश में समग्र विचार के स्थान पर तथ्य और आंकड़े होते हैं। व्यावसायिक संचार में महत्वपूर्ण तिथि, स्थान, समय आदि का स्पष्ट उल्लेख होना चाहिए।
3. स्पष्ट और संक्षिप्त (Clear and Brief):
व्यावसायिक संचार में उपयोग की जाने वाली भाषा सरल, स्पष्ट, संक्षिप्त और अस्पष्टता के बिना होनी चाहिए। कभी-कभी चार्ट, फोटोग्राफ, आरेख आदि का उपयोग सूचनाओं को संघनित या स्पष्ट करने के लिए किया जाता है।
4. लक्ष्य-उन्मुख (Target-Oriented):
एक व्यावसायिक संचार में एक विशिष्ट उद्देश्य होना चाहिए और इसे ठीक से नियोजित किया जाना चाहिए ताकि उद्देश्य प्राप्त किया जा सके।
5. प्रेरक (Persuasive):
व्यावसायिक संचार अक्सर प्रेरक भूमिका निभाता है। यह एक कर्मचारी को उसके कर्तव्यों को पूरा करने के लिए राजी करता है, एक ग्राहक को एक उत्पाद या सेवा आदि खरीदने के लिए। ऊपर उल्लिखित बुनियादी विशेषताएं संचार के संदेश या जानकारी से संबंधित हैं।
Characteristics of Business Communication (व्यापार संचार के लक्षण) :-
व्यावसायिक संचार की प्रक्रिया में कुछ अन्य विशेषताएं हैं। वो हैं:
1. प्रबंधन प्रक्रिया का अभिन्न अंग (Integral Part of Management Process):
संचार उन गतिविधियों को शामिल करता है जिनके द्वारा प्रबंधकों के विचारों, विचारों और निर्णयों को विभिन्न रैंकों के अधीनस्थों तक पहुँचाया जाता है। इसमें वरिष्ठों और अधीनस्थों के बीच तथ्यों, भावनाओं, सुझावों और प्रतिक्रियाओं का आदान-प्रदान भी शामिल है।
संचार, इस तरह, लोगों को कार्रवाई में डालता है, उनकी गतिविधियों को निर्देशित करता है और उन्हें निर्देशित करता है, उचित कार्य प्रदर्शन के लिए उन्हें नियंत्रित करता है और उनका समन्वय करता है। एक प्रबंधक, इस प्रकार, संचार के माध्यम से प्रबंधन कार्य करता है और प्रबंधकीय पदों के लिए संचार केंद्र बन जाते हैं ताकि इसके स्रोतों से संबंधित बिंदुओं तक जानकारी प्राप्त हो सके।
तो, संचार प्रबंधन कार्य का एक हिस्सा और पार्सल है, और इस प्रकार, प्रबंधन प्रक्रिया का एक अभिन्न अंग है। यही कारण है कि, चेस्टर आई। बर्नार्ड टिप्पणी करते हैं, "संचार की एक प्रणाली को विकसित करने और बनाए रखने के लिए पहला कार्यकारी कार्य है"।
2. दो तरह से यातायात ( Two-Way Traffic) :
संचार से तात्पर्य केवल अपने से नीचे के आंदोलन से बेहतर नहीं है, यह अधीनस्थों के लिए है जो इसे संचरण और स्वागत दोनों का अर्थ देता है। इसलिए, किसी भी जानकारी को बताते समय, एक प्रबंधक को इसकी प्रतिक्रियाओं और प्रतिक्रियाओं को जानना चाहिए। अन्यथा, मार्गदर्शन और निर्देशन का प्रबंधकीय कार्य अप्रभावी होगा।
एक आदमी को, इस प्रकार, न केवल बोलना, सूचित करना और आदेश देना चाहिए, बल्कि सुनने, उत्तर देने और व्याख्या करने में भी सक्षम होना चाहिए। संचार, इसलिए, प्रबंधकों से कर्मचारियों तक और कर्मचारियों से प्रबंधकों के लिए दो-तरफ़ा यातायात शामिल है। यह तब तक पूरा नहीं होता जब तक कि संदेश को रिसीवर द्वारा सही ढंग से नहीं समझा गया हो और इसकी प्रतिक्रिया प्रेषक को पता हो।
3. आपसी समझ (Mutual Understanding):
व्यावसायिक संचार का मूल उद्देश्य संगठन में व्यक्तियों के बीच समझ लाना है। यह मानवीय संबंधों को स्थापित करने के लिए एक महत्वपूर्ण तत्व है। एक नेता नेतृत्व कर सकता है और एक प्रबंधक संगठन में अधीनस्थों, साथियों और वरिष्ठों के साथ सही समझ स्थापित करके प्रभावी ढंग से निर्देशित कर सकता है।
समझ की डिग्री संचार में अधिक से अधिक संभावना है कि मानव कार्रवाई लक्ष्यों को पूरा करने की दिशा में आगे बढ़ेगा।
4. व्यापक (Pervasive):
व्यावसायिक संचार की विषय-वस्तु एक विस्तृत श्रृंखला को शामिल करती है और सभी कार्यों-खरीद, उत्पादन, बिक्री, वित्त, भर्ती, मजदूरी, लाभांश, बाजार खड़े, नवाचार, उत्पादकता, आदि तक फैली हुई है। यह प्रबंधन के सभी स्तरों के माध्यम से भी आगे बढ़ती है- ऊपर की ओर , नीचे और बग़ल में। इस प्रकार, व्यावसायिक संचार को एक व्यापक कार्य कहा जाता है।
5. निरंतरता (Continuity):
संचार एक वर्तमान गतिविधि है और इसके बिना कोई संगठन मौजूद नहीं हो सकता है। एक संगठन के रूप में संचार एक जीवित शरीर में रक्त परिसंचरण के लिए आवश्यक है। इसलिए, प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी दिशाओं में पर्याप्त और सहज संचार प्रवाह हो।
संचार की गड़बड़ी का परिणाम गलतफहमी, प्रतिकूल दृष्टिकोण, शत्रुता और संघर्ष का निर्माण। तो, संचार एक सतत प्रक्रिया होनी चाहिए और सभी संबंधितों की सक्रिय भागीदारी के लिए ऊपर, नीचे और बग़ल में बढ़ना चाहिए।
6. विशेष विवरण (Specific):
एक व्यावसायिक संचार आमतौर पर प्रकृति में विशिष्ट होता है। इसका अर्थ है कि एक विशेष संचार को एक बार में एक ही विषय से निपटना चाहिए। संचार की प्रभावशीलता के लिए यह आवश्यक है। एक संचार में विषय की बहुलता से भ्रम पैदा होने की संभावना है जो ध्वनि प्रबंधन के लिए खतरनाक है। यह उन सूचनाओं के संबंध में विशिष्ट होना चाहिए जिनका उद्देश्य उन्हें प्राप्त या प्राप्त करना है।
7. परिणाम और नहीं(Result and not Cause):
ध्वनि संचार सक्षम प्रबंधन का परिणाम है, इसका कारण नहीं है। व्यापार संचार एक अंत का साधन है और प्रबंधकों के हाथों में एक उपकरण के रूप में कार्य करता है। इस उपकरण का सफल संचालन प्रबंधकों की क्षमता पर निर्भर करता है। यह एक स्वतंत्र गतिविधि नहीं है, बल्कि प्रबंधकीय कार्य का एक अनिवार्य घटक है।
तो, अच्छा संचार अच्छे प्रबंधक का उत्पादन नहीं करता है। लेकिन अच्छा प्रबंधक लगभग हमेशा एक अच्छा संचारक होता है। प्रबंधन प्रक्रिया की गलत धारणा अक्सर खराब संचार की ओर ले जाती है।
8. आंतरिक और बाहरी (Internal and External):
व्यावसायिक संचार मुख्य रूप से आंतरिक है। यह, इस प्रकार, प्रशासनिक कार्य का एक हिस्सा है और एक संगठन से संबंधित सदस्यों पर लागू करने का इरादा है। किसी कंपनी की वार्षिक आम बैठक की घोषणा के आदेश, निर्देश, सुझाव और यहां तक कि सार्वजनिक सूचना आंतरिक संचार के कुछ उदाहरण हैं।
लेकिन आजकल, कई संचार संगठनात्मक क्षितिज से आगे निकलते हैं और संगठन के स्वयं के बाहर की आबादी को छूते हैं (जैसे, विज्ञापन)। व्यावसायिक संचार इस प्रकार आंतरिक और बाहरी हो सकता है।
9. विभिन्न प्रकार (Different Types:):
व्यावसायिक संचार विभिन्न प्रकार के हो सकते हैं- औपचारिक, अनौपचारिक, ऊर्ध्वगामी, नीचे की ओर, बग़ल में, लिखित, मौखिक आदि।
10. प्रतिक्रिया (Feedback):
संचार तब तक पूरा नहीं हो सकता जब तक कि प्राप्तकर्ता की प्रतिक्रिया या प्रतिक्रिया नहीं हो जाती। प्रतिक्रिया विकट हो सकती है
Objectives of Business Communication (व्यापार संचार के उद्देश्य):
संचार का मुख्य उद्देश्य जानकारी देना और विभिन्न व्यक्तियों को राजी करना है। अन्य उद्देश्यों में संदेश, सुझाव, विचार, सलाह, अनुरोध, आदि शामिल हैं; निर्देश, मार्गदर्शन और परामर्श प्रदान करना; प्रशिक्षण प्रदान करना; चेतावनी दे रहा है; अच्छे काम की सराहना; मनोबल बढ़ाना; आदि एक व्यावसायिक उद्यम के मामले में संचार का मुख्य उद्देश्य इसकी गतिविधियों में सुधार, संगठन का सर्वांगीण विकास और इसके संचालन में अंतिम सफलता है।
1. जानकारी देना
2. अनुनय
3. सुझाव देना
4. सलाह
5. प्रेरणा
6. प्रशिक्षण
7. निर्देश, मार्गदर्शन और परामर्श
8. चेतावनी देना और अच्छे काम की सराहना करना
9. संसाधन उपयोग
10. प्रबंधन दक्षता
Levels of Business Communication(बिज़नेस कम्युनिकेशन का स्तर) :-
1. निचले स्तर का संचार (Lower Level Communication):
जब निचले स्तरों पर उच्च पदों पर आसीन व्यक्तियों से सूचना प्रवाहित होती है, तो इसे Communication लोअर लेवल कम्युनिकेशन ’कहा जाता है। संचार का प्रवाह नीचे की ओर होने के कारण इसे 'डाउनवर्ड कम्युनिकेशन' भी कहा जाता है। यह आमतौर पर मौखिक या लिखित आदेश, रिपोर्ट, मैनुअल आदि के माध्यम से व्यक्त किया जाता है और सभी व्यावसायिक संगठनों में सबसे आम है।
एक संगठन में, निचले स्तर के लोगों में उच्च स्तर के लोगों के प्रति निष्ठा, विश्वास, सम्मान और कभी-कभी भय और आज्ञाकारिता का मिश्रित भाव होता है। यह संचार की स्वीकृति की उच्च डिग्री की ओर जाता है।
निचले स्तर के संचार में गपशप या level अंगूर ’संचार के माध्यम से सूचना के विरूपण की संभावना है। ऐसे में संचार का अंतिम उद्देश्य खो जाता है। इसलिए, सूचना, संदेश या आदेश भेजने और किसी भी नुकसान, परिवर्तन या सूचना के विरूपण के बिना प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए।
2. ऊपरी स्तर का संचार (Upper Level Communication):
जब संचार अधीनस्थों से वरिष्ठों की ओर बढ़ता है, तो इसे 'ऊपरी स्तर का संचार' कहा जाता है। ऊपरी स्तर के संचार के साधनों में रिपोर्ट और सुझाव, राय और दृष्टिकोण, शिकायत और शिकायत आदि प्रस्तुत करना शामिल हैं।
ऊपरी स्तर के कर्मचारी इस तरह के संचार के माध्यम से निचले स्तर के कर्मचारियों की नब्ज को समझ सकते हैं। लेकिन, यह कम आम है क्योंकि यह शीर्ष प्रबंधकों द्वारा इसकी परेशानी और खराब प्रकृति के कारण कम पसंदीदा है।
इस तरह के संचार की प्रभावशीलता अच्छे वरिष्ठ अधीनस्थ संबंधों और वरिष्ठों की मंशा पर निर्भर करती है कि वे शिकायतों को दूर करें और अधीनस्थों की भावनाओं का सम्मान करें। अधीनस्थों को भी सहकारी होना चाहिए और अनावश्यक आलोचना, दोषपूर्ण दृष्टिकोण, नकली या आधारहीन शिकायत, आदि की शिकायत करने से बचना चाहिए।
3. क्षैतिज या पक्ष-वार या पार्श्व संचार ( Horizontal or Side-Wise or Lateral Communication):
’क्षैतिज या साइडइज़्यू या लेटरल कम्युनिकेशन 'मौखिक या लिखित पद्धति के माध्यम से संगठन के स्थिति पदानुक्रम में समान स्तर के लोगों के बीच होता है। एक ही विभाग या किसी अन्य विभाग के कर्मचारियों या पर्यवेक्षकों या प्रबंधकों के बीच संचार क्षैतिज या पार्श्व संचार के उदाहरण हैं। यह संगठन में समझ और समन्वय को बढ़ावा देने में मदद करता है। यह विशेष रूप से बड़े या विकेंद्रीकृत संगठन में महत्वपूर्ण है।
Importance of Business Communication (व्यापार संचार का महत्व):
वसायिक संचार का महत्व दिन-प्रतिदिन बहुत तेजी से बढ़ रहा है। संचार की मदद के बिना आज की कारोबारी दुनिया सुचारू रूप से नहीं चल सकती है। यह एक व्यावसायिक उद्यम को गतिशील बनाता है और इसकी दक्षता को बढ़ाता है। इसे प्रेरक शक्ति माना जाता है जो औद्योगिक सद्भाव की ओर ले जाता है।
यह संगठनात्मक लक्ष्यों की उपलब्धि सुनिश्चित करने के लिए व्यावसायिक गतिविधियों को नियंत्रित करने के लिए एक उपकरण के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है। कीथ डेविस के अनुसार, व्यवसाय में संचार की भूमिका मानव शरीर में रक्त शिराओं या धमनियों के रूप में आवश्यक है। इसकी अनुपस्थिति में, एक व्यावसायिक संगठन मौजूद नहीं रहेगा।
व्यावसायिक संचार की प्रबंधन में महत्वपूर्ण भूमिका होती है जिसका उद्देश्य संगठनात्मक गतिविधियों के समग्र समन्वय के लिए व्यक्तिगत प्रयासों को निर्देशित करना है। यह सूचना, तथ्यों और विचारों को संचारित करके संगठन में सक्रियता का कार्य करता है और इस तरह समन्वित प्रयासों को संभव बनाता है। संचार, जैसे, एक संगठन के कामकाज के लिए बुनियादी माना जा सकता है।
थियो हैमन ने सही कहा है कि प्रबंधन गतिविधियों की सफलता काफी हद तक, अच्छी संचार प्रणाली पर निर्भर करती है। संचार अनुकूल कार्य वातावरण बनाता है, श्रमिकों को कड़ी मेहनत करने के लिए प्रेरित करता है और इस प्रकार, प्रबंधन गतिविधियां आसान हो जाती हैं। संचार प्रक्रिया के माध्यम से संगठन के सभी स्तरों पर सभी आवश्यक और महत्वपूर्ण संदेशों या सूचनाओं की आपूर्ति करना संभव है।
व्यावसायिक संचार प्रबंधकीय दक्षता को बढ़ावा देता है और एक संगठन में मानव तत्वों को सहयोग की भावना विकसित करने के लिए प्रेरित करता है जो अंत में चरम प्रदर्शन की ओर जाता है। नेतृत्व की प्रक्रिया प्रभावी संचार पर निर्भर करती है। ध्वनि संचार प्रणाली अच्छे श्रम-प्रबंधन संबंधों की एक अनिवार्य आवश्यकता है।
संचार की मदद से उन उद्देश्यों और नीतियों की बेहतर समझ है जो समन्वय को प्रोत्साहित करते हैं। ग्राहकों और श्रमिकों के साथ हर व्यवसाय में मानवीय संबंधों के बढ़ते महत्व ने संचार को व्यवसाय की जीवन-रेखा बना दिया है। उत्पादकों को अपने ग्राहकों से बिक्री की अपील करने की आवश्यकता होती है।
अधीनस्थों को अपनी शिकायतों और शिकायतों को अपने श्रेष्ठ से संवाद करने की आवश्यकता होती है, अन्यथा वे संघर्ष का कारण बन सकते हैं। उचित संचार निर्णयों को प्रभावी ढंग से लागू करने में मदद करता है और व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने की ओर अग्रसर करता है। यह आपसी विश्वास और विश्वास पैदा करता है और कर्मचारियों के मनोबल को बढ़ाता है और इस प्रकार, उन्हें नौकरी से संतुष्टि प्रदान करता है।
व्यवसाय संचार प्रबंधन में सभी अधिक महत्वपूर्ण है क्योंकि एक उद्यम की सफलता इस बात पर निर्भर करती है कि उसके कर्मचारी एक दूसरे को कितनी प्रभावी रूप से समझते हैं। व्यवसाय की अधिकांश समस्याओं को प्रबंधकों और श्रमिकों के बीच खराब संचार के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।
तो, संचार की कमी या खराब संचार विभिन्न तरीकों से एक व्यवसाय को प्रभावित करेगा। यह कर्मचारियों की समझ को बहुत प्रभावित करेगा, उन्हें पूरी तरह से भ्रम में डाल देगा, उनके काम के प्रति उदासीनता पैदा करेगा, उनके इच्छुक सहयोग को बाधित करेगा, समन्वय को गियर से बाहर करेगा और सभी व्यावसायिक मामलों में अव्यवस्था, अराजकता और संघर्ष को आमंत्रित करेगा और, अंततः व्यापार का बहुत अस्तित्व दांव पर होगा।
प्रबंधन में प्रभावी संचार के महत्व को हाल के वर्षों में व्यापक रूप से मान्यता दी गई है। यह प्रबंधन के कुशल प्रदर्शन में सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक बन गया है। विभिन्न दृष्टिकोणों से प्रबंधन मामलों पर इसका महत्वपूर्ण असर है।
Steps of Business Communication (व्यापार संचार के चरण):
संचार की प्रक्रिया या चरणों में एक निश्चित अंत या उद्देश्य की पूर्ति के लिए किए गए कार्यों और कार्यों की एक श्रृंखला शामिल है।
संचार की प्रक्रिया में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं:
(ए) एक संचारक (एक वक्ता, प्रेषक, जारीकर्ता),
(बी) प्रसारण (कहते हैं, भेजता है, मुद्दों),
(c) स्टिमुलस (संदेश, आदेश, रिपोर्ट)
(घ) अपने व्यवहार को प्रभावित करने के लिए संवाद (प्रतिवादी, प्रतिवादी, श्रोता) को उसकी
(ई) प्रतिक्रिया (उत्तर, प्रतिक्रिया) में देखा गया
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