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What is Management Information Systems (MIS) in Hindi?

Management Information Systems (MIS) Kya Hota Hai ? In Hindi-  Needs,Components, Advantages and Importance of MIS in Hindi

MIS प्रबंधन सूचना प्रणाली (Management Information Systems) के लिए संक्षिप्त नाम है।

MIS सूचना प्रौद्योगिकी, लोगों, और व्यावसायिक प्रक्रियाओं का उपयोग डेटा को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने और संसाधित करने के लिए करता है जो कि सूचना निर्माता निर्णय लेने के लिए दिन-प्रतिदिन निर्णय लेने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
MIS  सिस्टम, हार्डवेयर, प्रक्रियाओं और लोगों का एक संग्रह है जो सभी संगठन के लिए उपयोगी जानकारी को संसाधित करने, संग्रहीत करने और उत्पादन करने के लिए एक साथ काम करते हैं।
प्रबंधन सूचना प्रणाली (Management information system,) मोटे तौर पर एक कंप्यूटर-आधारित प्रणाली को संदर्भित करता है जो प्रबंधकों को संगठन के भीतर विभागों को व्यवस्थित, मूल्यांकन और कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए उपकरण प्रदान करता है। अतीत, वर्तमान और भविष्यवाणी की जानकारी प्रदान करने के लिए, एक प्रबंधन सूचना प्रणाली में सॉफ्टवेयर शामिल हो सकते हैं जो निर्णय लेने में मदद करते हैं, डेटाबेस जैसे डेटा संसाधन, एक सिस्टम के हार्डवेयर संसाधन, निर्णय समर्थन प्रणाली, लोग प्रबंधन और परियोजना प्रबंधन अनुप्रयोग, और कोई भी कम्प्यूटरीकृत प्रक्रियाएं जो विभाग को कुशलता से चलाने में सक्षम बनाती हैं।

MIS की आवश्यकता (The need for MIS)

MIS प्रणाली होने के कुछ औचित्य निम्नलिखित हैं-:

  • निर्णय लेने वालों को प्रभावी निर्णय लेने के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है- प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) इसे संभव बनाती है।
  • एमआईएस सिस्टम संगठन के भीतर और बाहर संचार की सुविधा प्रदान करते हैं - संगठन के भीतर के कर्मचारी दिन के कार्यों के लिए आवश्यक जानकारी तक आसानी से पहुंच बनाने में सक्षम हैं। लघु संदेश सेवा (एसएमएस) और ईमेल जैसी सुविधाओं से एमआइएस प्रणाली के भीतर ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ संवाद करना संभव हो जाता है जो एक संगठन उपयोग कर रहा है।
  • रिकॉर्ड कीपिंग - प्रबंधन सूचना प्रणाली एक संगठन के सभी व्यापार लेनदेन को रिकॉर्ड करती है और लेनदेन के लिए एक संदर्भ बिंदु प्रदान करती है।

MIS के घटक (Components of MIS)-

एक विशिष्ट प्रबंधन सूचना प्रणाली के प्रमुख घटक हैं;

लोग (People)  - जो लोग सूचना प्रणाली का उपयोग करते हैं
डेटा (Data) - डेटा जिसे सूचना प्रणाली रिकॉर्ड करती है
व्यावसायिक प्रक्रियाएं (Business Procedures) - डेटा को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने और विश्लेषण करने के तरीके पर प्रक्रियाएं लागू होती हैं
हार्डवेयर (Hardware)- इनमें सर्वर, वर्कस्टेशन, नेटवर्किंग उपकरण, प्रिंटर आदि शामिल हैं।
सॉफ्टवेयर (Software) - ये डेटा को संभालने के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रोग्राम हैं। इनमें स्प्रेडशीट प्रोग्राम, डेटाबेस सॉफ्टवेयर आदि जैसे प्रोग्राम शामिल हैं।

सूचना प्रणाली के प्रकार (Types of Information Systems)

उपयोगकर्ता द्वारा उपयोग की जाने वाली सूचना प्रणाली का प्रकार किसी संगठन में उनके स्तर पर निर्भर करता है। निम्नलिखित आरेख एक संगठन में उपयोगकर्ताओं के तीन प्रमुख स्तरों और सूचना प्रणाली के प्रकार को दिखाता है जो वे उपयोग करते हैं।
1. Transaction Processing Systems (TPS) (लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली)
इस प्रकार की सूचना प्रणाली का उपयोग किसी व्यवसाय के दैनिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। एक ट्रांजेक्शन प्रोसेसिंग सिस्टम का एक उदाहरण प्वाइंट ऑफ़ सेल (POS) सिस्टम है। पीओएस सिस्टम का उपयोग दैनिक बिक्री को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।
2. Management Information Systems (MIS) (प्रबंधन सूचना प्रणाली)
प्रबंधन सूचना प्रणाली का उपयोग अर्ध-संरचित निर्णय लेने के लिए रणनीति प्रबंधकों को मार्गदर्शन करने के लिए किया जाता है। लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली से आउटपुट का उपयोग एमआईएस सिस्टम के इनपुट के रूप में किया जाता है।
3. Decision Support Systems (DSS) (निर्णय समर्थन प्रणाली)
शीर्ष-स्तरीय प्रबंधकों द्वारा अर्ध-संरचित निर्णय लेने के लिए निर्णय समर्थन प्रणाली का उपयोग किया जाता है। प्रबंधन सूचना प्रणाली से आउटपुट का उपयोग निर्णय समर्थन प्रणाली के इनपुट के रूप में किया जाता है। डीएसएस सिस्टम बाहरी स्रोतों से डेटा इनपुट भी प्राप्त करते हैं जैसे कि वर्तमान बाजार बलों, प्रतियोगिता, आदि।

MIS के फायदे (Advantages of MIS)

1. डेटा प्रबंधन में मदद करता है
एमआईएस प्रबंधन द्वारा जटिल निर्णय लेने में सहायता के लिए महत्वपूर्ण व्यावसायिक डेटा को बनाए रखने और प्रबंधित करने में मदद करता है। महत्वपूर्ण जानकारी को एक संगठित तरीके से संग्रहीत किया जाता है, और इसे प्रशासन द्वारा जब भी आवश्यकता हो, जल्दी से पहुँचा जा सकता है।

2. रुझानों का विश्लेषण करता है
प्रबंधन को रणनीतिक योजना के लिए पूर्वानुमान तैयार करने और भविष्य के लक्ष्यों को निर्धारित करने की आवश्यकता है। इस प्रकार, ऐसी रणनीति बनाने के लिए, प्रचलित बाजार के रुझानों पर सटीक रिपोर्ट होना आवश्यक है। एमआईएस वर्तमान बाजार की प्रवृत्ति का विश्लेषण करने और इस तरह की जानकारी के आधार पर भविष्य के रुझानों की भविष्यवाणी करने के लिए विभिन्न गणितीय उपकरणों का उपयोग करता है।

3. रणनीतिक योजना में मदद करता है
एमआईएस रिपोर्ट कंपनी की रणनीतिक योजना में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। यह कंपनी की भविष्य की जरूरतों को निर्धारित करने में मदद करता है और इस तरह की जानकारी के आधार पर लक्ष्य और रणनीति तैयार करने में सहायता करता है। प्रबंधन सूचना प्रणाली रिपोर्ट कंपनी के उद्देश्य को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों की पहचान करने में भी सहायक है। इस प्रकार, यह महत्वपूर्ण है कि एमआईएस और रिपोर्टिंग द्वारा प्रदान की गई जानकारी सटीक और विश्वसनीय है।

4. लक्ष्य निर्धारण
किसी भी संगठन के लिए, एक लक्ष्य निर्धारित करना बहुत महत्वपूर्ण मामला है, और इसके लिए बहुत सारे शोध और विकास की आवश्यकता होती है। चूंकि एमआईएस रिपोर्ट में दी गई जानकारी वर्तमान डेटा विश्लेषण पर आधारित है, इसलिए इसे उद्यम के लक्ष्य को निर्धारित करने के लिए उपयुक्त और सामग्री माना जाता है। इसके अलावा, एमआईएस रिपोर्टिंग में वर्तमान बाजार प्रवृत्ति विश्लेषण और भविष्य की प्रवृत्ति की भविष्यवाणी शामिल है। इस प्रकार, किसी भी कंपनी के लिए एमआईएस और रिपोर्टिंग की उपेक्षा करना काफी मुश्किल है।

5. समस्याओं की पहचान
एमआईएस रिपोर्ट कंपनी में होने वाली गतिविधियों के हर पहलू से संबंधित जानकारी प्रदान करती है। इसलिए, यदि प्रबंधन के सामने कोई समस्या आती है, तो समस्या के स्रोत की पहचान करने में एमआईएस रिपोर्ट काफी सहायक होती है। इसके अलावा, एमआईएस और रिपोर्टिंग वास्तव में इस तरह के मुद्दे का समाधान खोजने में उपयोगी हैं।

6. दक्षता बढ़ाता है
एमआईएस और रिपोर्टिंग द्वारा प्रदान की गई प्रासंगिक जानकारी का उपयोग कंपनी के लक्ष्यों और रणनीति तैयार करने में किया जाता है। साथ ही, एमआईएस रिपोर्ट की मदद से व्यवसाय के प्रदर्शन का आकलन किया जा सकता है। इसलिए, एमआईएस कंपनी की दक्षता बढ़ाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

7. व्यापार प्रदर्शन की तुलना
संबंधित व्यवसाय डेटा और कंपनी की जानकारी एमआईएस डेटाबेस में संग्रहीत और रखरखाव की जाती है। चूंकि एमआईएस डेटाबेस को किसी भी समय एक्सेस किया जा सकता है; इसलिए, संगठन के विकास को मापने के लिए फर्म के वर्तमान प्रदर्शन की तुलना पिछले वर्ष की उपलब्धि से की जा सकती है।

व्यवसायों के लिए एमआईएस क्यों महत्वपूर्ण है (Why MIS is important for businesses) ?

अनिश्चितता और जोखिमों को शामिल करते हुए कॉर्पोरेट वातावरण गतिशील है। ये अनिश्चितताएं और जोखिम बाजार में जीवित रहने के लिए जटिल निर्णय लेने के लिए व्यापारिक संगठनों को चलाते हैं। चूंकि किसी भी संगठन का प्राथमिक लक्ष्य अपनी लाभप्रदता में सुधार करना और लंबे समय में बनाए रखना है। इसलिए, कोई भी व्यावसायिक प्रतिष्ठान एमआईएस के महत्व को नजरअंदाज नहीं कर सकता है ।

MIS रिपोर्ट कैसे तैयार करें (How to prepare MIS reports)?

व्यापार निर्णय लेने के लिए MIS रिपोर्ट बहुत महत्वपूर्ण है और इस प्रकार इसे उचित देखभाल के साथ तैयार किया जाना चाहिए। चूंकि एक गलत MIS रिपोर्ट व्यवसाय को गंभीर रूप से नुकसान पहुंचा सकती है, इसलिए, कथन की सटीकता सुनिश्चित की जानी चाहिए। एक फर्म या तो एमआईएस रिपोर्ट बनाने के लिए कर्मचारियों को काम पर रख सकती है या प्रक्रिया को आउटसोर्स कर सकती है।
एमआईएस और रिपोर्टिंग के लिए कर्मचारियों को किराए पर लेना एक कंपनी के लिए काफी महंगा है, और इसके अलावा, यह रिपोर्ट की सटीकता सुनिश्चित नहीं करता है। इस प्रक्रिया को आउटसोर्स करना बेहतर है क्योंकि कंपनी एमआईएस रिपोर्टिंग के लिए कर्मचारियों को काम पर रखने की तुलना में न्यूनतम लागत पर विशेषज्ञों की सेवाएं प्राप्त करेगी। इसके अलावा, एमआईएस रिपोर्टिंग प्रक्रिया को आउटसोर्स करना लागत प्रभावी है और प्रबंधन का कीमती समय बचाता है।

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