Standard Operating Procedure (SOP) Kya Hai ? in Hindi

What is Standard Operating Procedure (SOP) in Hindi ? Need and How to Write the Standard Operating Procedure (SOP) in Hindi

Standard Operating Procedure (SOP) -  मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) 

Standard Operating Procedure (SOP) एक संगठन द्वारा संकलित step by step  निर्देशों का एक समूह है जो  worker को जटिल नियमित संचालन करने में मदद करता है। SOPs का उद्देश्य दक्षता (efficiency), गुणवत्ता उत्पादन (Quality output)  और प्रदर्शन की एकरूपता (Performance of  uniformity ) को प्राप्त करना है, जबकि उद्योग के नियमों के अनुपालन में गलत संचार (miscommunication)  और विफलता (Failure) को कम करना है।

एक एसओपी को हमेशा पाठक (उपयोगकर्ता) को ध्यान में रखकर लिखा जाना चाहिए। इसे पाँच Cs का पालन करना चाहिए-  Clear, Complete, Concise, Courteous और  Correct.

Standard Operating Procedure (SOP) ऐसे लिखी जाती हैं, जो स्टेप बाय स्टेप  निर्देश बताते हैं कि एक नियमित गतिविधि कैसे करें। कर्मचारियों को उन्हें हर बार सटीक तरीके से पूरा करना चाहिए ताकि व्यवसाय लगातार बना रह सके। Standard Operating Procedure निम्नलिखित  डिपार्टमेंट के लिए सुरक्षा (safety) और दक्षता (efficiency)  बनाए रखने में मदद करती हैं:

• Production/operations
• Sales and customer service
• Employee training
• Legal
• Financial

Standard Operating Procedure किसी भी नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने का आधार होना चाहिए। संगठन की वर्तमान आवश्यकताओं के लिए प्रासंगिक बने रहने के लिए उन्हें हर साल अपडेट किया जाना चाहिए।

Need of Standard Operating Procedure (मानक संचालन प्रक्रिया की आवश्यकता) :

आपके व्यवसाय को मानक संचालन प्रक्रियाओं की आवश्यकता के कुछ कारण यहां दिए गए हैं:

1. समय और पैसा बचाता है (Saves Time and Money)

जब एक ही कार्य कई अलग-अलग तरीकों से पूरा होता है, तो इसे पूरा होने में हमेशा अधिक समय लगेगा। जगह में एक मानक संचालन प्रक्रिया होने से यह प्रक्रिया सुचारू हो जाती है ताकि कर्मचारी कम समय में अधिक काम कर सकें।

2. स्थिरता प्रदान करता है (Provides Consistency)

जगह में एक मानक संचालन प्रक्रिया होने से यह सुनिश्चित होता है कि चाहे जो भी काम कर रहा हो, व्यवसाय प्रक्रियाओं को सही तरीके से पूरा किया जा रहा है।

3. संचार में सुधार करता है (Improves Communication)

मानक संचालन प्रक्रियाएं आपके कर्मचारियों की नौकरी को आसान बनाती हैं क्योंकि अब उन्हें यह अनुमान लगाने की ज़रूरत नहीं है कि उन्हें अपनी नौकरी कैसे करनी चाहिए। और उन्हें यह याद रखने की कोशिश नहीं करनी चाहिए कि जब उन्होंने पहली बार काम पर रखा था, तो उन्हें याद करने के लिए अपने दिमाग को रैक करने की कोशिश करें।

4. आपको अपने कर्मचारियों को जवाबदेह रखने की अनुमति देता है (Allows you to hold your employees accountable)

यदि आप जगह में लिखित मानक नहीं रखते हैं तो आप अपने कर्मचारियों का मूल्यांकन कैसे कर सकते हैं? मानक संचालन प्रक्रियाओं के बिना, कर्मचारी मूल्यांकन व्यक्तिगत राय का विषय बन जाता है, जो शायद ही आपके कर्मचारियों के लिए उचित है।

5. सुरक्षित कार्य वातावरण बनाता है (Creates a safer work environment)

जब कर्मचारी पूरी तरह से अलग-अलग तरीकों से समान कार्य करते हैं, तो यह न केवल अक्षम है, बल्कि यह वास्तव में आपके व्यवसाय के लिए एक दायित्व है। मानक संचालन प्रक्रिया यह सुनिश्चित करती है कि कर्मचारी अपने कार्य को सुरक्षित और सुसंगत तरीके से करें।

How to Write a Standard Operating Procedure (मानक संचालन प्रक्रिया कैसे लिखें) ?

अब आप जानते हैं कि मानक संचालन प्रक्रिया क्या है और आपको इसकी आवश्यकता क्यों है। हालांकि, आप सोच रहे होंगे कि आप वास्तव में अपना खुद का निर्माण कैसे कर सकते हैं। मानक संचालन प्रक्रियाओं के लिए बहुत सी योजना और तैयारी की आवश्यकता होती है इससे पहले कि आप दस्तावेज़ लिखना शुरू कर सकें।

अपने स्वयं के मानक संचालन प्रक्रिया का निर्माण करते समय निम्नलिखित पाँच चरण दिए गए हैं:

1. अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की सूची विकसित करें (Develop a list of your business processes)

आरंभ करने के लिए, प्रबंधकों ने अपने कर्मचारियों से हर दिन अपनी नौकरी में प्रदर्शन करने वाले कर्तव्यों के बारे में बात की है। यह उन्हें प्रक्रियाओं की एक विस्तृत सूची बनाना शुरू करने की अनुमति देगा, जिनके लिए मानक संचालन प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है।

वहां से, आप अपने प्रबंधकों के साथ सूची की समीक्षा कर सकते हैं और किसी भी अतिरेक की तलाश कर सकते हैं। यह सूची आपके मानक संचालन प्रक्रिया बनाने के लिए एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में काम करेगी।

2. प्रक्रिया की योजना बनाएं (Plan the process)

इस चरण में, आपको अपनी प्रक्रिया के लिए एक प्रारूप पर निर्णय लेना होगा। क्या आप इसे चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका या वर्कफ़्लो आरेख बनाना चाहते हैं? वहां से आप एक टेम्पलेट बना सकते हैं। आपको यह भी तय करना होगा कि आपकी मानक संचालन प्रक्रिया आपके कर्मचारियों को कैसे दिखाई देगी। क्या आपके पास एक लिखित प्रति पोस्ट की जाएगी या एक प्रति ऑनलाइन उपलब्ध होगी?

3. कर्मचारियों के साथ बात करें (Talk with employees)

अब जब आपके पास अपनी प्रक्रियाओं की सूची है और आपने अपना खाका बना लिया है, तो आपको अपने कर्मचारियों से बात करने की आवश्यकता है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि आप इस प्रक्रिया को पूरी तरह से समझ नहीं सकते हैं जब तक कि आप उन लोगों के साथ बात नहीं करते हैं जो वास्तव में इसे दैनिक आधार पर करते हैं। केवल प्रबंधन के साथ बोलना पर्याप्त नहीं है।

4. प्रक्रिया को लिखें और समीक्षा करें (Write and review the process)

एक बार जब आप अपने कर्मचारियों के साथ बात कर लेते हैं, तो तुरंत अपने नोट्स टेम्पलेट में जोड़ दें। वहां से आप एक बार फिर कर्मचारियों के साथ अपनी मानक संचालन प्रक्रिया की समीक्षा कर सकते हैं और अपने प्रबंधकों से इनपुट प्राप्त कर सकते हैं। आपको यह भी निर्धारित करना चाहिए कि मानक संचालन प्रक्रिया की निगरानी और रखरखाव के लिए कौन जिम्मेदार होगा।

ध्यान रखें कि आपके सभी मानक संचालन प्रक्रियाओं को उसी तरह से पढ़ा जाना चाहिए, जबकि अभी भी आपके व्यवसाय के प्रत्येक क्षेत्र के कार्यों का स्पष्ट वर्णन हो।

5. प्रक्रिया बनाए रखें (Maintain the process)

मानक संचालन प्रक्रिया लिखे जाने के बाद आपका काम समाप्त नहीं हुआ है! इसके लिए प्रासंगिक और उपयोगी बने रहने के लिए, आपको प्रति वर्ष कम से कम एक बार इसे बनाए रखना और अपडेट करना होगा।

एक लिखित मानक संचालन प्रक्रिया न केवल आपके कर्मचारी को बताती है कि उन्हें अपना काम कैसे करना चाहिए, इससे उन्हें पता चलता है कि क्यों। जब आप कर्मचारियों को समझाते हैं कि कार्यों को एक निश्चित तरीके से क्यों किया जाता है तो उन्हें पूरा करने की अधिक संभावना होगी।

पहली बार बनाने के लिए मानक संचालन प्रक्रियाएं समय लेने वाली होती हैं लेकिन लाभ इसके लायक हैं। और वे आपको बहुत समय बचाएंगे और सड़क पर हताशा पैदा करेंगे।

निष्कर्ष (Conclusion)

मानक संचालन प्रक्रियाएं विस्तृत हैं, एक नियमित व्यावसायिक गतिविधि कैसे करें, इस बारे में लिखित निर्देश। उन्हें पढ़ना आसान है और वे वर्णित प्रक्रिया के हर विवरण को समझाते हैं। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि एक अच्छी मानक संचालन प्रक्रिया इस बात पर ध्यान केंद्रित नहीं करती है कि क्या किया जाना चाहिए, बल्कि यह कैसे किया जाना चाहिए। एक मानक संचालन प्रक्रिया एक प्रभावी उपकरण है जो हर व्यवसाय के पास होना चाहिए।

मानक संचालन प्रक्रियाएं आपको अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की बेहतर समझ प्रदान करेंगी और आपको यह तय करने में मदद करेंगी कि आगे कैसे बढ़ना है। वे यह सुनिश्चित करेंगे कि सभी कर्मचारी एक ही तरीके से व्यावसायिक प्रक्रियाओं का प्रदर्शन कर रहे हैं।

मानक संचालन प्रक्रियाएँ होने से आपको अपने व्यवसाय को और अधिक तेज़ी से स्केल करने का विकल्प मिलेगा। ऐसा इसलिए है क्योंकि मानक संचालन प्रक्रियाएं आपके संगठन में इन प्रक्रियाओं को दोहराने में आसान बनाती हैं।

कई व्यवसाय उन क्षेत्रों में लिखित दस्तावेजों को प्रदर्शित करके मानक संचालन प्रक्रियाओं को लागू करने का चयन करते हैं जहां वे सभी कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से दिखाई देंगे। हालांकि, कई बार व्यवसायों के लिए बेहतर उपकरण उपलब्ध होते हैं। टैल्फी जैसे वर्कफ़्लो ऐप का उपयोग करना बोझिल दस्तावेज़ के बजाय सूचना का एक इंटरैक्टिव डेटाबेस बनाने का एक शानदार तरीका है। अन्य व्यवसाय स्वामियों ने अपने व्यवसाय में हमारे ऐप का सफलतापूर्वक उपयोग कैसे किया है, यह पढ़ने के लिए हमारे केस स्टडी पृष्ठ पर जाने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।