Quality Control Processes की स्थापना कैसे करें

जब आप Quality Control के बारे में सोचते हैं, तो आप शायद खामियों के लिए उत्पादों का निरीक्षण करने वाले व्यवसायों के निर्माण के बारे में सोचते हैं। वास्तव में,  Quality Control Processes (गुणवत्ता नियंत्रण प्रक्रियाओं)  का उपयोग सभी प्रकार के व्यवसायों में किया जा सकता है, चाहे वे  Product Base  हों या Service Base, B 2 B या B 2 C. 

गुणवत्ता नियंत्रण एक अच्छी तरह से संचालित व्यवसाय का एक प्रमुख घटक है। एक गुणवत्ता नियंत्रण कार्यक्रम यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपका छोटा व्यवसाय एक सुसंगत उत्पाद, सेवा और ग्राहक अनुभव प्रदान कर रहा है। गुणवत्ता नियंत्रण प्रक्रियाओं का विकास आपके व्यवसाय को आपके बिना संचालित करने की अनुमति देता है, जिससे समय आने पर नए स्थानों में विस्तार करना, कर्तव्यों को सौंपना और यहां तक ​​कि अपना व्यवसाय बेचना आसान हो जाता है।

व्यवसाय वृद्धि में डॉलर और लोगों दोनों पर सावधानीपूर्वक ध्यान देने की आवश्यकता होती है, और गुणवत्ता नियंत्रण आपको दोनों की निगरानी सुनिश्चित करने में मदद करता है। यदि आपके उत्पाद या सेवाएं खराब गुणवत्ता की हैं, तो आप बहुत समय और पैसा खर्च करेंगे और उन्हें फिर से खरीदेंगे और अपने लाभ मार्जिन में कटौती करेंगे। यदि ग्राहक आपके उत्पादों और सेवाओं की गुणवत्ता से खुश नहीं हैं, तो वे आपके साथ व्यवसाय करना बंद कर देंगे। जैसे ही शब्द फैलता है, आप खराब गुणवत्ता के लिए एक प्रतिष्ठा प्राप्त करेंगे, जिससे ग्राहकों और कर्मचारियों को आकर्षित करना और रखना मुश्किल हो जाएगा।

गुणवत्ता नियंत्रण प्रक्रिया विकसित करने के लिए यहां 6 चरण दिए गए हैं:

1. अपने गुणवत्ता मानकों को निर्धारित करें। (Set your quality standards)

कुछ उद्योगों में, आपको एक बाहरी संस्था द्वारा निर्धारित गुणवत्ता मानकों को पूरा करना पड़ सकता है, जैसे कि एक उद्योग संघ, स्थानीय स्वास्थ्य और सुरक्षा निरीक्षक, या एक सरकारी नियामक एजेंसी। दूसरों में, कोई आधिकारिक गुणवत्ता मानक नहीं हैं, इसलिए आपको अपना स्वयं का सेट करना होगा।

आपके व्यवसाय के प्रत्येक विभाग में अलग-अलग गुणवत्ता नियंत्रण मानक होंगे। हालांकि, वे सभी निष्पक्ष रूप से मापने योग्य होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी ग्राहक सेवा टीम के लिए गुणवत्ता नियंत्रण मानक विकसित कर रहे हैं, तो "फोन पर मैत्रीपूर्ण लग रहा है" एक औसत दर्जे का मानक नहीं है। मापने योग्य मानकों में शामिल हो सकते हैं:

दूसरी रिंग द्वारा सभी ग्राहक कॉल का उत्तर देना

चार घंटे के भीतर सभी ग्राहक सेवा ईमेल का जवाब

पांच मिनट या उससे कम समय में ग्राहक सेवा समस्याओं का समाधान करना

2. तय करें कि किन गुणवत्ता मानकों पर ध्यान केंद्रित करना है। (Decide which quality standards to focus on)

बेशक, आप अपने संचालन के सभी पहलुओं में गुणवत्ता सुनिश्चित करना चाहते हैं। हालांकि, सबसे महत्वपूर्ण उपायों पर ध्यान केंद्रित करके शुरू करें - वे जो आपके लाभ और आपके ग्राहक अनुभव पर सबसे अधिक प्रभाव डालते हैं। यह आपको जल्दी से परिणाम प्राप्त करने में सक्षम करेगा और आपको और आपकी टीम को अभिभूत होने से भी बचाएगा।

उदाहरण के लिए, यदि आप एक रेस्तरां के मालिक हैं, तो टॉयलेट को साफ रखना आपके गुणवत्ता नियंत्रण कार्यक्रम में निगरानी करने के लिए निश्चित रूप से कुछ है - लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात नहीं है। ग्राहकों को जल्दी और सही तरीके से ऑर्डर प्राप्त करना एक अधिक महत्वपूर्ण मानक है क्योंकि इसका अनुभव और ग्राहकों की संतुष्टि की गुणवत्ता पर अधिक सीधा प्रभाव पड़ता है।

3. गुणवत्ता प्रदान करने के लिए परिचालन प्रक्रियाएं बनाएं (Create operational processes to deliver quality)

डब्ल्यू। एडवर्ड्स डेमिंग, आधुनिक गुणवत्ता नियंत्रण के संस्थापक, का मानना ​​था कि अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई प्रक्रिया उच्च गुणवत्ता वाले उत्पादों और सेवाओं का नेतृत्व करती है। यदि आप अच्छी प्रक्रियाएँ बनाते हैं, तो लगातार प्रक्रियाओं के परिणामों को मापें, और लगातार प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए काम करें, तो आपका उत्पाद या सेवा बेहतर और बेहतर हो जाएगी।

अपने महत्वपूर्ण संचालन से शुरू करके, चरण-दर-चरण प्रक्रियाएं बनाएं जिसमें बेंचमार्क शामिल हों। उदाहरण के लिए, बी 2 बी कंपनी के लेखा विभाग में, परिचालन प्रक्रियाओं को नौकरी पूरी होने के बाद 24 घंटे के भीतर चालान तैयार करने और वितरित करने की आवश्यकता हो सकती है या एक उत्पाद वितरित किया जाता है। एक रेस्तरां में, परिचालन प्रक्रियाओं को तैयार होने के दो मिनट के भीतर ग्राहक की मेज पर डिलीवरी के लिए भोजन लेने के लिए सर्वर की आवश्यकता हो सकती है।

4. अपने परिणामों की समीक्षा करें (Review your results)

अधिकांश व्यावसायिक सॉफ़्टवेयर, वित्तीय और लेखा ऐप से लेकर ग्राहक संबंध प्रबंधन या ग्राहक सेवा उपकरण, आपको जो जानकारी एकत्र करते हैं, उसे एक नज़र में देखने के लिए डैशबोर्ड का उपयोग करके उसे अनुकूलित करने देता है। अपने डेटा की नियमित रूप से समीक्षा करके देखें कि आपकी कंपनी अपने गुणवत्ता मानकों को कितनी अच्छी तरह पूरा कर रही है।

5. प्रतिक्रिया प्राप्त करें (Get feedback)

उत्पाद और सेवा की गुणवत्ता की पूरी तस्वीर प्राप्त करने के लिए बाहरी स्रोतों, जैसे ग्राहक सर्वेक्षण, ऑनलाइन रेटिंग और समीक्षा और शुद्ध प्रमोटर स्कोर (एनपीएस) से औसत दर्जे की प्रतिक्रिया का उपयोग करें। इसके अलावा, कर्मचारियों से नियमित प्रतिक्रिया प्राप्त करें। गुणवत्ता प्रदान करने के लिए परिचालन प्रक्रियाएँ कितनी अच्छी हैं? उन्हें कैसे सुधारा जा सकता है?

6. सुधार करें (Make improvements)

एक बार जब आप अपने गुणवत्ता नियंत्रण मानकों को पूरा कर रहे हों, तो वहां रुकें नहीं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक आवासीय सफाई सेवा व्यवसाय के मालिक हैं और आप अपने नौकरानियों के घर को साफ करने में लगने वाले समय में 25 प्रतिशत की कटौती कर सकते हैं, तो आप किसी अतिरिक्त कर्मचारी को काम पर रखे बिना 25 प्रतिशत अधिक व्यवसाय को संभालने में सक्षम होंगे। यह वास्तव में आपके नीचे की रेखा को बढ़ावा देगा।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी प्रक्रियाएं कितनी अच्छी चल रही हैं, गुणवत्ता नियंत्रण दिखाता है कि सुधार के लिए हमेशा जगह है, और छोटे बदलाव करना बड़े तरीकों से भुगतान कर सकता है।